Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностные обязанности инспектора по кадрам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Статья 195.1, посвященная профстандартам работников, в Трудовом кодексе существует достаточно давно — с 2012 года. Поначалу она давала лишь общее понятие квалификации работника, но в 2015 году эта норма была немного изменена, кроме того, ТК был дополнен еще двумя статьями — 195.2 и 195.3, регламентирующими разработку и применение профессиональных стандартов. Датой вступления в силу указанных корректив определили 1 июля 2016 года.
1. Инспектор по кадрам относится к категории специалистов.
2. На должность инспектора по кадрам назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.
3. Назначение на должность инспектора по кадрам и освобождение от нее производится приказом
директора предприятии по представлению начальника отдела кадров/структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров.
4. Инспектор по кадрам должен знать:
4.1. Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала.
4.2. Трудовое законодательство.
4.3. Формы и методы контроля исполнения документов.
4.4. Структуру и штаты предприятия.
4.5. Оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятии.
4.6. Порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа определенной работы, льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам.
4.7. Порядок учета движения кадров и составления отчетности.
4.8. Порядок ведения банка данных о персонале предприятия.
4.9. Основы делопроизводства.
4.10. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.
4.11. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.12. Правила и нормы охраны труда.
5. Инспектор по кадрам в своей работе руководствуется:
5.1. Положением об отделе кадров (структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров).
5.2. Настоящей должностной инструкцией.
6. Инспектор по кадрам подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров/структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров.
7. На время отсутствия инспектора по кадрам (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за их надлежащее исполнение.
Инспектор по кадрам имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. По вопросам, находящимся в его компетенции вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по улучшению деятельности предприятия и совершенствованию методов работы служащих; замечания по деятельности работников предприятия; варианты устранения имеющихся в деятельности предприятия недостатков.
3. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения руководителя).
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.
Чем занимается специалист по кадрам?
К стандартным должностным обязанностям кадровых работников на предприятии обычно относят:
- Комплектование штата организации сотрудниками требуемых профессий, специальностей и квалификаций.
- Участие в деятельности по выбору и расстановке кадров.
- Участие в подготовке локальной документации организации, связанной с кадровой, трудовой и прочей деятельностью.
- Контроль:
- за оформлением в положенные сроки трудового перемещения членов трудового коллектива (приема, увольнения, перевода);
- выдачей справочных документов сотрудникам, касающихся их трудовой деятельности;
- соблюдением нормативов и порядка хранения и оформления трудовых книжек;
- заполнением и оформлением прочей кадровой документации организации.
- Подготовка в срок необходимой отчетности.
Основные обязанности инспектора по кадрам
Ключевые должностные обязанности инспектора по кадрам сводятся к следующему:
- ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации или принятыми в организации;
- оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам;
- формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;
- подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям;
- заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
- производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих;
- вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением;
- ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;
- оформляет документы пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций;
- изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению;
- подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив;
- контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка;
- составляет установленную отчетность.
Естественно, можно взять перечисленные обязанности инспектора по кадрам для резюме или составления должностной инструкции специалиста инспектор по кадрам.
Задачи специалиста по кадрам
Задача кадровика — своевременно и правильно оформлять документы кадровой службы, по мере необходимости вносить в них изменения, проверять на соответствие актуальному законодательству.
Согласно своим должностным обязанностям, инспектор по кадрам выполняет на предприятии следующие задачи:
-
Осуществляет подбор персонала;
-
Оформляет документацию при приеме или увольнении специалистов предприятия, переводе их на другие штатные единицы в соответствии с Трудовым Кодексом РФ и приказом руководителей;
-
Оформляет трудовые книжки и трудовые договоры;
-
Ведет учет трудовых книжек;
-
Управляет механизмом поощрения и наказания;
-
Собирает данные для проведения аттестации или для повышения уровня квалификации;
-
Ведет личные дела сотрудников, осуществляет сбор персональной информации;
-
Оформляет графики отпусков;
-
Выдает справки, касающиеся трудовой деятельности работников предприятия;
-
Осуществляет контроль за тем, как соблюдается трудовая дисциплина и правила трудового распорядка сотрудниками предприятия;
-
Ведет документацию для архива.
Что делают специалисты по кадровому делопроизводству и чем занимаются?
Обязанности на примере одной из вакансий:
- Прием, увольнение, оформление приказов;
- Составление штатного расписания, графика отпусков;
- Ведение карточек Т-2; трудовых книжек;
- Составление табелей учета рабочего времени;
- Ведение зарплатного проекта (открытие зарплатных карточек)
- Охрана труда;
- Сдача кадровых отчетов
Законодательные изменения
Начиная с 2018 года, краткий перечень кадровых нововведений, находящихся в компетенции кадровика, представлен в таблице:
| Нормативный акт | Существо дополнений и изменений | Дата вступления |
| Постановление Правительства РФ №1080 | Утверждение проверочных листов, используемых при проверках инспекцией труда, представляющих перечень вопросов по соблюдению трудового законодательства, что должен знать работник отдела кадров. На основании листов выводы о наличии или отсутствии нарушений инспектор будет делать самостоятельно | 01.01.2018 |
| Статья 40 ТК РФ | Заключение коллективного договора не только предприятиями в случае инициативы любой из сторон, но и индивидуальными предпринимателями (ИП) |
01.10.2018 |
| Статья 58 ТК РФ | Снятие при заключении трудовых договоров, что делает кадровик, условия о сроках действия | |
| Статья 84 ТК РФ | Установление чёткости в правила внесения причин увольнения в трудовую книжку с указаниями статей | |
| Статья 63 ТК РФ | Режим рабочего дня для несовершеннолетних подростков не может превышать четырёх часов в день. Контроль входит в обязанности инспектора по кадрам | |
| Статья 140 ТК РФ | Изменение сроков расчёта по причитающимся выплатам, которые должны быть произведены в день увольнения с оформлением кадровых документов | |
| Постановление Госкомстата №1 | Утверждение унифицированных учётных форм по труду, что должен делать кадровик | 01.07.2018 |
| Федеральный закон № 360-ФЗ от 11.10.2018,
статья 262.2 ТК РФ |
Предоставление отпуска обоим родителям, имеющим троих детей в возрасте до 12-ти лет независимо от графика, а по желанию в любое удобное время. Обязанности кадрового отдела – внести изменения в составленный график при волеизъявлении работника |
01.01.2019 |
| Письмо Минтруда РФ № 14-2/ООГ-9754 от 07.12.2018,
статьи 124 – 126 ТК РФ |
Уточнение отпускного периода, запрет на предоставление отпуска только в выходные дни, что должен знать кадровый отдел |
Пошаговая Инструкция Для Начальника Отдела Кадров На 2021 Год
В первую очередь обратите внимание на название работодателя.
Типичная ошибка: в кадровых документах наименование работодателя указано не в соответствии с учредительными документами. Например, в уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только полное или только сокращенное наименование работодателя.
Изучите в учредительных документах вопрос о полномочиях по принятию решения о заключении, расторжении трудовых договоров, по утверждению локальных нормативных актов. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо.
Типичная ошибка в трудовом договоре: в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров или заместитель генерального директора и т.д., то есть не сам руководитель.
Правило: кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот его и подписывает.
Квалификационные требования
Должность «инспектор по кадрам» относится к категории специалистов, он должен иметь среднее (начальное) профессиональное образование, стаж от одного года работы по специальности. Специалист должен знать:
- Трудовое законодательство, нормативные документы и внутренние документы, регламентирующие кадровое делопроизводство.
- Федеральный Закон № 152-ФЗ «О персональных данных».
- Методику учета и движения кадрового состава.
- Структуру и штаты в организации.
- Правила ведения, оформления трудовых книжек и личных дел сотрудников.
- Процедуру определения наименований профессий и должностей сотрудников, исчисления общего и непрерывного стажа работ, компенсаций.
- Порядок установления льгот, оформления пенсий.
- Системы технического учета и методы работы с базами данных.
- Владеть основами делопроизводства.
Как совет, особенно молодым специалистам: просто работайте. Да, иногда приходится работать много и кажется, что все зря.
Главное — поставить цель и идти к ней. Не отказываться от дополнительной работы, быть незаменимым, и вас оценят не на этой работе, так на другой.
Не идите в профессию, если не любите людей, не переносите монотонный труд (а его много!), не любите статистику, аналитику (это тоже есть и в достатке), а особенно, если не можете читать и понимать огромное количество нормативных документов. Нужно иметь высокий уровень обучаемости и умение анализировать.
При постоянном изменении законодательства нужно уметь быстро перестраиваться, оттачивать свои навыки. Перестать обучаться — выпасть из обоймы.
Должностные обязанности специалиста отдела кадров — на современном предприятии
Если провести анализ вопроса, в чем заключаются должностные обязанности специалиста отдела кадров, то полученный результат станет для многих читателей настоящим открытием. Много десятилетий назад, еще в стране, которой нет на карте мира с 1991 года, сформировался стереотип, что «кадровик» — это довольно престижная должность, которую занимали близкие родственники или хорошие друзья начальства предприятий, заводов и фабрик.
Стабильное трудовое законодательство и отлаженный механизм приема и увольнения советских граждан на работу гарантировали «кадровикам» спокойную жизнь и минимальное количество выполняемых обязанностей. Одним словом, отдел кадров на крупном советском предприятии всегда считался небольшим «райским» уголком для его работников, а многие представители старшего поколения сохранили подобное отношение к сотрудникам кадровых отделов и в современных экономических условиях.
Но, насколько данный стереотип соответствует реальному положению вещей, что изменилось в перечне обязанностей специалистов-кадровиков в течение последних десятилетий, а также является ли данная профессия престижной и востребованной на современном рынке труда, – именно эти вопросы можно считать главной темой представленной статьи.
Читатели узнают много новой и полезной информации, которая не только повысит их общий уровень эрудиции, но и принесет практическую пользу безработным, студентам и будущим абитуриентам.
Права специалиста отдела кадров
При составлении инструкции это важный пункт, опускать который категорически нельзя. Не смотря на то, что согласование составленной должностной инструкции с представительными органами по защите персонала не предусмотрено законодательством РФ, утверждение обычно проходит с юридическим отделом во избежание нарушения прав сотрудников.
Кадровик имеет следующие права:
- Знакомиться с существующей документацией и решениями руководителей компании, касающихся непосредственно его деятельности.
- Иметь доступ к информации, которая необходима для исполнения его трудовых обязанностей.
- Выдвигать предложения по улучшению работы и условий, непосредственной связанных с исполнением его деятельности.
- Получать в полной мере качественную организацию технических и информативных условий для исполнения обязанностей.
Подводя итоги, можно сказать, что профессия кадровика — значима и важна в сложившемся современном мире. Он занимается не только подбором персонала для компании, но и большим объемом документации. В основном, эта работа связана именно с ней: ведение архива, личных дел, документальное оформление приема, увольнения и передвижения на другие должности сотрудников, воинский учет, оформление пенсии, отпусков и графиков. Эта профессия подойдет тем, кому по душе неактивная работа в уютном офисе.
Не смотря на это, должность специалиста в отделе кадров подразумевает следующие навыки: коммуникабельность, доброжелательность, наличие организаторских способностей, хорошее знание законодательства, которое в той или иной мере касается трудового делопроизводства.
В отделе кадров так же есть выбор вакансий: инспектор, специалист и начальник. Каждая предполагает свой уровень определенных навыков и качеств. Например, начальником может стать только претендент, у которого есть высшее образование и имеется стаж работы на подобной должности. Без опыта можно стать инспектором, а дальше продвигаться по карьерной лестнице.
Как и для любой другой специальности, для кадровика существует установленный образец должностной инструкции, на основание которой различные организации утверждают свои. При этом в них указываются дополнительные условия в зависимости от детальности компании, требования к профессии и обязательства. Так же, в них прописаны все права работника, ответственность и условия сотрудничества.
Должностные обязанности специалиста по кадрам
Это основной раздел инструкции, в котором необходимо отразить исчерпывающий список обязанностей специалиста по кадрам. При написании текста ориентируйтесь на такой перечень:
- Контроль за исполнение распоряжения руководителя – начальника отдела кадров или директора компании.
- Учет штата предприятия в целом или конкретного подразделения, филиала.
- Учет предоставления отпусков, составление графика отпусков.
- Участие в разработке стандартных бланков компании (трудовой договор, личное дело работника и др.).
- Оформление документов по осуществлению приема сотрудников, их увольнения, перевода на другое место.
- Ведение личных дел, трудовых книжек, карточек работников.
- Организация и подготовка мероприятий по аттестации работников, их поощрению или награждению.
- Проведение строго учета трудовых книжек и вкладышей в них.
- Участие в проведении кадровой политики, анализ причин текучести кадров, формирование предложений по решению проблемы.
- Контроль за трудовой дисциплиной, выявление фактов ее нарушения.
- Выполнение разовых поручений руководителя, имеющих отношение к сфере ответственности работника.
Порядок оформления должностной инструкции инспектора отдела кадров
ДИ подготавливается для каждой штатной единицы и утверждается руководителем организации. Она имеет обезличенный характер и в отношении конкретного сотрудника подписывается при приеме его на работу и передается ему на руки.
При подготовке проекта инструкции следует учитывать положения следующих документов:
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
- Трудового кодекса РФ;
- Единого классификационного справочника;
- Единого тарифно-классификационного справочника;
- профстандартов, особенно «Специалист по управлению персоналом», утв. приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н;
- локальных документов организации;
- коллективного договора и др.
Подробнее о том, как использовать профстандарты в области кадрового делопроизводства, рассказывается в статье «Порядок применения профстандартов для кадровиков».
Как заполнить должностную инструкцию на основании профстандарта, читайте в статье «Образец заполнения должностной инструкции по профстандарту».
Должностные обязанности
Должностные обязанности инспектора по кадрам вытекают из его трудовых функций. Поэтому если инспектор работает в составе отдела, он обязан:
- вести учет личного состава предприятия;
- оформлять кадровые документы в соответствии с трудовым законодательством и локальными актами организации;
- формировать и вести личные дела сотрудников, своевременно вносить в них изменения;
- готовить документы для представления сотрудников к награждениям и поощрениям;
- готовить документы о привлечении сотрудников к ответственности;
- заполнять и хранить трудовые книжки сотрудников;
- вести учет предоставления отпусков сотрудникам, составлять график отпусков и контролировать его соблюдение;
- готовить документы, срок текущего хранения которых истек к передаче в архив;
- осуществлять подбор кадров;
- заключать договоры на оказание услуг по переподготовке сотрудников, повышение их квалификации.
Обратите внимание! Эти обязанности могут быть разделены между несколькими инспекторами по кадрам, тогда каждый из них будет выполнять только часть перечисленных обязанностей.
Должностные обязанности начальника отдела кадров
Руководить кадровиками может только сотрудник с дипломом о высшем образовании, отработавший в аналогичной должности не меньше 3-х лет. Его кандидатура определяется только руководителем компании. Руководящая деятельность осуществляется на основе внутреннего устава компании, строго в рамках российского трудового и гражданского права и в соответствии с должностной инструкцией кадрового работника. Подотчетен руководитель ОК только высшему руководству компании.
В должностные обязанности начальника отдела кадров вменяется следующее:
- разработка положения о кадровой политике;
- оценка потребности организации в обновлении персонала;
- управление штатом согласно полномочий и компетенции;
- методико-информационное обеспечение аттестации, организация и анализ ее итогов;
- отладка процессов перевода, увольнения или приема персонала;
- коррекционная деятельность;
- регулярный мониторинг выполнения специалистами отдела кадров должностных обязанностей;
- контроль исполнения приказов о награждении и поощрении.
В должностные обязанности кадровика-начальника входит реализация мер по установлению рабочей дисциплины, повышению мотивации коллектива. Руководитель занимается подготовкой, утверждением служебной информации, предназначенной директору. В компетенции начальства – консультации персонала по текущим кадровым вопросам.
О профессиональном уровне руководителя ОК свидетельствует знание трудового и гражданского законодательства РФ, методик оценки работников, структуры предприятия, требований к оформлению документов, нормативов пожарной безопасности и охраны труда.
Инструкция с обязанностями кадровика – начальника, инспектора или специалиста — подписывается соискателем при приеме на работу. Документ составляется для каждой категории работников по стандартному образцу.